Ein Blick hinter unsere Kulissen

Natürlich beginnt die neue Messeplanung gleich nach Beendigung der Messe und umfasst noch viel mehr To Dos, die ich hier gar nicht alle aufzählen will.

Dieser Beitrag soll Ihnen einen Überblick geben, was wir an den Tagen vor und nach der Messe tun.

Zehn bis sieben Tage vor Messebeginn:

Die letzten Drucksachen (Flyer, Aufkleber, Lesezeichen…), Ware und zum Teil Baumaterial für den Stand treffen ein. Eigene Formulare werden noch mal angepasst und auch gedruckt.
Alles wird sortiert, gepackt und beschriftet.

Unsere Displays, Messewände etc. bauen wir selbst.
Bestehende werden aktualisiert und ergänzt, neue gebaut.

Soweit möglich, überlegen wir uns schon wie die Regale, Drehständer und Displays bestückt werden. Das erleichtert uns den Aufbau.

Wir erhalten aktuelle Infos von unseren Lieferanten.

Leider ein aktuell nicht übersehbares Thema: Preisanpassungen werden uns kurzfristig mitgeteilt, müssen ins System eingepflegt werden. Die Messepreise müssen kalkuliert werden. Ggf. auch ein zweites Mal, weil uns doch kurzfristig noch Änderungen erreichen – dreifach ärgerlich (für uns, die Kunden und den Mehraufwand). Ist aber so.

Zum Teil informieren uns Hersteller (erst) jetzt über Neuheiten / Aktionen, die wir natürlich sehr gerne weitergeben. Hier müssen dann noch die Artikel in der Warenwirtschaft angelegt, zum Teil im Onlineshop eingepflegt und die Übergabe der Artikel an uns geplant werden, wenn die Ware nicht mehr rechtzeitig bei uns in Esterndorf eintrifft.

Damit ist übrigens die eben erwähnte Bestückung der Regale schon wieder veraltet und wir schauen vor Ort, wie wir alles gut platzieren können.

Neben Artikeln benötigen wir Traversen für den Standbau, “Planen” als Messewände und alles drumrum was das zusammenhält und verbindet. Zum Aufstellen benötigen wir Lifte. Außerdem: Beleuchtung – Lampen, Lampensicherung, Erdung und Kabel. Jede Menge Kabel. Leitern, Werkzeug, Fahnen, Halterung für Fahnen. Regale (Füße, Ständer, Halter für Böden, Böden, Wände, Preisschildhalter…), Büroausstattung von der Tackerklammer bis zum Drucker.

Eine Woche vor der Messe wird der LKW geholt und beladen.
Zum Caravan Salon in Düsseldorf und zur CMT in Stuttgart mieten wir einen 7,5 t LKW, der uns während der Messezeit gleichzeitig als Lager dient.
Parallel kommt immer noch Ware an. Die ausgepackt, kontrolliert, eingebucht, verpackt und auch noch mit verstaut wird.

Eingehende Bestellungen werden -soweit die Ware lagernd da ist- nebenher bearbeitet, Pakete gepackt und versendet.

Wenn alles gut klappt, sind wir bis zum Feierabend, der bei uns freitags gegen 14 Uhr ist, fertig. Unser Wohnmobil, Anhänger und der LKW sind mit Standbau, Büro, Drucksachen und Waren gepackt.

Dann müssen wir privat noch für 14 Tage einkaufen und unsere Sachen in den Calimero (unser Wohnmobil) packen.

Fünf Tage vor Messebeginn:

Am Sonntag in der Früh geht es für uns schon los. Nach Stuttgart fahren wir zwar nur rund 250 km, doch kann uns da schon mal Eis- und Schnee die Anfahrt erschweren. Nach Düsseldorf sind es ca. 670 km.

Mein Mann fährt den LKW, ich das Gespann (Wohnmobil und Messeanhänger). Unsere Reisegeschwindigkeit beträgt folglich 80 km/h. Wenn wir gut durchkommen, sind wir abends da. Andernfalls machen wir eine Zwischenübernachtung. Mit dem LKW sind ja Ruhezeiten einzuhalten und auch mit dem Gespann sind mir die Pausen willkommen. 2022 nach Düsseldorf sind wir um 8:25 Uhr losgefahren und waren um 19:40 Uhr am Messegelände.

Vor Ort platzieren wir den Anhänger in der Halle, den LKW davor und wir freuen uns auf unseren Stellplatz am P1, der für die nächsten 2 Wochen unser zu Hause ist. Wer schon mal dort war, weiß, wie wir uns auf die Flugzeuge freuen (ernsthaft, das ist ein Stück “ankommen”).

In Stuttgart suchen wir die Nähe zum Duschhäusl. Normalerweise duschen wir ja in unserem Wohnmobil, aber wenn wir von früh um 8 bis abends um 19 Uhr unterwegs sind, wollen wir zwischendurch nicht auch noch ver- und entsorgen.

Vier Tage vor Messebeginn:

Anreisetag unserer Mitarbeiter.

Wir gucken, dass wir uns eingerichtet bekommen und machen Büroarbeiten. Ich erstelle z. B. diesen Beitrag (2022).

(Update 2024) In Zeiten von Personalengpässen beginnen wir schon mit dem Standaufbau. Weniger Hände brauchen halt länger. Da wir uns nun aber schon seit 2016 im Standbau üben und vieles optimiert haben und auch immer weiter optimieren, klappt es jedes mal besser.

Drei Tage vor Messebeginn:

Wir bauen den Stand (weiter) auf. Traversen, Bespannung, es werden Strom- und Datenkabel gelegt und die Kassentheke in Betrieb genommen, Die Drucker (für Schreiben und Kopien und für Preisauszeichnung etc.) angeschlossen und – wenn noch Zeit ist – Displays aufgebaut und platziert.

Das Verpackungsmaterial wird von uns beschriftet und verwahrt. Wir benutzen alles was geht mehrfach.

Die letzten zwei Tage vor Messebeginn:

Mittwoch und Donnerstag werden die Artikel eingeräumt. Teilweise treffen sie, wie oben beschrieben, erst jetzt ein. Dann müssen sie erst ausgepackt, kontrolliert, in der Warenwirtschaft eingebucht, etikettiert und verräumt werden. Wir informieren unsere Partner, wo Sie uns auf der Messe genau finden und tauschen letzte Infos aus.
Unsere Flyer, Datenblätter, Aufkleber werden am Stand verteilt. Preise ausgezeichnet.

Dieser vermeintliche “Kleinkram” dauert einfach unglaublich lange. So rund 250 – 300 Artikel haben wir dabei.

Der Anhänger dient vom Stand aus gesehen als Ausstellungswand anhand derer wir die Beratungen durchführen.

Im Anhänger selbst, haben wir unser Büro und noch ein kleines Lager eingerichtet.

Auch der LKW dient als Lager. Alles Verpackungsmaterial wird hier deponiert. Die Kisten mit den Waren müssen so gut verräumt und beschriftet sein, so dass wir schnell die richtigen Artikel finden. Klingt einfach – ist es aber nicht. Nicht umsonst ist Lagerlogistiker ein eigener Beruf… Aber mit den Jahren werden wir hier immer besser.

Und letztlich werden noch unsere Mitarbeiter geschult:
Welche neuen Artikel gibt es und was können die, worauf ist am Stand zu achten, was ist in der Beratung wichtig, wen kann man zu welchen Themen fragen…
Jeder muss die Kasse bedienen können. Das ist anfangs meist eine kleine Herausforderung für unsere Werkstattkollegen, die sie jedoch immer bravourös und sehr charmant meistern.

2024 nehmen wir für die CMT erstmals eine Personalvermittlungsfirma in Anspruch und sind mehr als positiv überrascht, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert. Der angehende Elektroingenieur nimmt jede Möglichkeit wahr, Andreas bei seinen Beratungen zuzuhören und stellt selbst viele Fragen. Er saugt die Informationen von quasi auf und kann schon bald selbst Beratungen übernehmen.

Und dann ist es auch schon so weit.

Die Messe: 10 Tage Caravan Salon, 9 Tage CMT, 4 Tage Abenteuer & Allrad

Freitag auf dem Caravan Salon Düsseldorf = Preview Day

Der frühere Pressetag kann nun auch von Besuchern genutzt werden. Der Eintritt ist teurer als an den anderen Tagen, dafür ist weniger los und somit Zeit für noch intensivere Gespräche. Wir können den Tag teilweise nutzen, um selbst noch mit Lieferanten zu sprechen und noch ein paar Sachen zu optimieren.

Messe generell

Ein Teil der Mitarbeiter ist schon immer gegen 8:00 Uhr am Stand.
Dieser wird morgens auf “Vordermann” gebracht. Staub gesaugt und geputzt, desinfiziert, Flyer und Artikel nachgelegt, soweit möglich noch Büroarbeiten erledigt und ratz fatz ist es schon 10 Uhr. Bis 18 Uhr machen wir das, was wir neben der Montage am besten können: Kunden beraten.

Wir gehen einfach in den Kundengesprächen auf.
Wir selbst l(i)eben seit 1991 Camping und unsere Mitarbeiter sind auch größtenteils “infiziert”. Auch für unsere Mitarbeiter in der Werkstatt sind die Kundengespräche etwas Besonderes. Eine Abwechslung vom Montagealltag und einfach eine gute Gelegenheit, selbst die Wünsche der Kunden zu hören.
Für uns ist es wichtig, dass jeder Kunde das für ihn Passende bekommt. Und: Wir lernen immer so viel dazu. Wir lernen “alternative” Anwendungen von Produkten, die wir schon seit Jahren verkaufen, hören positive und negative Erfahrungen und können daraus zum Teil sogar eigene Produkte, wie das SolarFlex® entwickeln.

18:00 Uhr
Jeder Kunde und jede Kundin am Stand wird in Ruhe zu Ende bedient. Wir bekommen unser Feierabendkaltgetränk, machen eine Feedbackrunde und packen unseren Stand ein.

Nach Feierabend

sind wir ehrlich gesagt, ziemlich platt. Wir machen uns noch was zu Essen, spülen, auf dem P1 halten wir auch gerne noch das ein oder andere Schwätzchen, Andreas macht noch Büroarbeiten und dann sind wir recht schnell im Bett verschwunden.

Messeende – Sonntag Abend 18:00 Uhr:

Wir sichern unsere Ware vor Diebstahl, dann packen wir alles ein, was nicht “niet- und nagelfest” ist. Also wir bauen alles bis auf die Traversen ab und packen es in LKW/Sprinter und Anhänger.

Ein Tag nach der Messe:

Bei den Indoor-Messen bauen noch die Traversen ab und dann geht es heim.

Andreas und ich fahren – unter Einhaltung der LKW-Ruhezeiten – bis wir müde sind. Da suchen wir uns einen Stellplatz für die Nacht und fahren Dienstag weiter. Von der CMT geht es meist und von der Abenteuer & Allrad immer am Montag nach Hause.

Zwei Tage nach der Messe:

Wir fahren den Rest nach Hause. Unsere Mitarbeiter haben wohlverdienten und gesetzlich vorgeschriebenen Urlaub.

Drei bis fünf Tage nach der Messe:

Zuerst wird alles ausgeräumt und der LKW/Sprinter zurückgebracht. Dann wird alles kontrolliert, gesäubert, gezählt, umgebucht, defekte Sachen repariert oder aussortiert, Ware und Messestandequipment verräumt und so bald wie möglich begonnen, Anfragen und Bestellungen abzuarbeiten.

Wenn wir voll besetzt und alle gesund sind, geht das recht zügig.

Andernfalls dauert es einfach länger. So zuverlässig und motiviert auch alle sind: Jeder kann nur eine Aufgabe nach der anderen machen.

Der Alltag hat uns wieder

Dann beginnen auch schon wieder unsere Montagen. Die Werkstatt ist ausgelastet.

Alle Bestellungen, Aufträge und Anfragen von der Messe werden von uns nach und nach abgewickelt.

Da wir nicht gleichzeitig montieren, beraten und Angebote schreiben können, erledigen wir alles nacheinander. Und jede unserer Tätigkeiten machen wir mit der ihr gebührenden Aufmerksamkeit und Qualität.

Nach der Messe ist vor der Messe:

Der Blick liegt auf der nächsten Messe, die parallel natürlich schon wieder vorbereitet wird.